+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как сиправить ошибку записи в регистрационном журнале

Как сиправить ошибку записи в регистрационном журнале

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Учет трудовых книжек на всех предприятиях осуществляется путем их регистрации в специальной форме.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями.

Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок? Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются. Для начала разберитесь, к чему привела или может привести ваша ошибка, запутала ли она что-то.

Ну и второе, не менее главное: оставлять все так, как есть сейчас, с путаницей, тоже нельзя. Описание проблемы: в журнале, который ведёте на бумаге, вы допустили ошибку, когда расставляли номера, и после внезапно пошли номера , и так дальше. Самый плохой сценарий здесь — тот случай, когда речь идёт о журнале, в котором регистрируются исходящие документы, и ошибка была замечена не сразу. Все исходящие письма с неверными номерами уже отправлены адресатам. В такой ситуации изменять номера уже поздно.

При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо…. Так что в этой ситуации номера остаются. Единственной мерой по исправлению ошибки в журнале регистрации станет специальная пометка. Нельзя же помнить о них постоянно, поэтому в журнале нужно сделать примечание-объяснение.

Объяснение в бумажном журнале для регистраций может выглядеть, например, так:. Заверить подобную запись должен работник, который несёт ответственность за делопроизводство организации это может быть начальник службы ДОУ, начальницы канцелярии, секретарь или же делопроизводитель. Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные.

В более простых вариантах автоматизации, например, с помощью средств Microsoft Office или Google таблиц, очередность номеров настраивается вручную без каких-либо пропусков. Так, в Excel это происходит следующим образом:. Нужно написать номер в одной ячейке, потом следующий номер, после этого выделить обе ячейки, подвести курсор к правому углу, захватить его и немного протянуть выделенную область вниз.

Программа самостоятельно проставит номера в том диапазоне, который будет протянут вниз. Если же по какой-то причине электронные регистрационные формы исключаются и вам приходится вести бумажные журналы, нужно в конце каждого рабочего дня просматривать все номера и проверять, не совершена ли ошибка.

Это занимает пару минут. Чем раньше обнаружится ошибка, тем легче будет ее исправить. Описание проблемы: почтальон осуществил доставку из тридцати писем, где на каждом конверте указан адрес вашей компании. Секретарь поставил свою подпись за все полученные письма, вскрыл их и рассортировал. Затем были проставлены штампы, письмам присвоены номера, информация внесена в журнал регистрации.

Письма попали на рассмотрение к директору, и одно из них он вернул со словами, что оно адресовано не вашей компании. Возможно, добавил при этом, что нужно быть внимательнее. Причина ситуации вполне понятна: судя по всему, отправитель перепутал письма и положил в конверт с адресом 1 письмо 2, а в конверт с адресом 2 письмо 1 и отправил, а секретарь просто упустила этот момент.

В результате в журнале компании зарегистрировано совершенно чужое письмо. Запись об ошибочном письме нужно аннулировать. Если этого сделать уже нельзя иначе пропадет номер , то делается запись об аннулировании.

На картинке показано, как аннулировать запись в электронном журнале:. В бумажном журнале делается аналогичная запись, которая подписывается и заверяется так, как говорилось выше. Что делать с самим письмом, пусть подскажет вам профессиональная этика.

Проще всего выбросить, но делать этого не стоит, тем более, если очевидно, что письмо серьезное. Если есть телефоны исполнителя или приемной, нужно позвонить им и сообщить, что письмо доставлено не по адресу, после чего договориться о том, как поступить.

Особенно важно это сделать, если к письму прилагались оригинальные экземпляры каких-либо документов. Описание проблемы: одно и то же письмо было сначала выслано отправителем по почте, а потом ещё раз по факсу или наоборот.

То письмо, которое было отослано по факсу, вы уже зарегистрировали и пустили в работу. А другое письмо, которые через несколько дней пришло по почте, вы зарегистрировали под другим номером и тоже пустили в работу.

В результате имеем два одинаковых письма под разными номерами. Плюс ко всему этому руководитель и исполнитель остались недовольны. Директору придётся второй раз тратить время на одну и ту же информацию, а исполнителю нужно будет объяснять, почему вдруг он вдруг получил задание, аналогичное тому, что и пару дней назад.

В электронном журнале — просто текст, в бумажном — текст, заверенный подписью и печатью. Если ошибка была замечена быстро, то в электронном журнале можно удалить информацию и поместить под этот номер другое письмо, пришедшее в тот же день. Минус бумажной регистрации в том, что отследить, приходило ли такое письмо ранее, практически невозможно. Если только секретарь почему-то запомнил это письмо и уверен, что было, то тогда можно полистать журнал назад и поискать.

Относительно каждого письма такая работа, конечно, невозможна. Электронные регистрационные формы подобных ошибок не допускают и сами сообщают о том, что информация вводится во второй раз. Оставляйте в комментариях примеры других ошибок в журнале, попробуем исправить их вместе! А что делать если на два документа с разным содержанием, но относящиеся к одному делу по номенклатуре поставлен один и тот же номер с разными датами? Здравствуйте, Юлия!

Добрый день. Ситуация следующая: у нас есть 2 журнала регистрации исходящей корреспонденции на 2 разные компании. Как это можно исправить? Просто сделать примечание? Заранее спасибо. Здравствуйте, Валентина! Надо аннулировать запись в одном журнале и внести исправления в другой. В том, где неправильно присвоены, просто аннулируйте эти номера.

Выше в статье рассказано, как это сделать. В тот, куда надо внести, вписывайте как есть, 16 и И обязательно примечание с объяснением.

Менять номера исходящих писем, когда сами письма уже ушли из организации, нельзя, иначе можно еще больше запутаться.

Поэтому остается только регистрировать их так, как есть. Добрый день! У нас в компании электронная регистрация в программе 1С. Программа автоматически присваивает таким письмам следующий номер, ставит реальную дату регистрации.

Разумеется ее можно потом изменить на нужную, но в этом случае письмо встает согласно дате и порядок номеров сбивается. Это не страшно? Добрый день, Олеся! Это не страшно, но и не очень хорошо. Лучше настроить в программе возможность изменять вместе с датами и номера тоже. Помогите, пожалуйста. Как оказалось, до меня никто не регистрировал ни служебные докладные записки, ни акты и т.

Они лежат в папках, но без номеров. Не знаю даже с чего начать. Нужно ли восстанавливать за год? И как начать журнал регистрации? Новые документы как начать регистрировать? Здравствуйте, Анна! Начать регистрировать документы в вашем случае можно в любой момент. Что касается документов за прошлые годы, то регистрация им не повредит, но необязательно приступать к ней немедленно.

Прошу у Вас помощи, не знаю, как решить мою проблему, все советуют разное! Я новый секретарь в большой компании, вчера регистрировала исх. Здравствуйте, Вера! Менять нумерацию у уже зарегистрированных исходящих писем нельзя.

А продолжить регистрацию с новыми индексами можно. На этапе становления это нормально. Постепенно придете к тем индексам, которые вам удобны. Уточните, есть ли в организации инструкция по делопроизводству. Если есть, то потом, когда найдете оптимальный вариант индексации, запишите в нее. У нас одна организация но 2 подразделения Офис в др. Помогите пожалуйста. Регистрировала сейчас приказ и написала ошибочную дату — исполнитель просил 17 июля, а я запамятовала и записала м числом.

Теперь я на самом приказе замазала и написала 17, а у в журнале как быть?

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Во многих школах до сил пор царствует бумажная волокита: преподаватели вынуждены заполнять бумажные журналы, ошибки в которых не так просто исправить, как в электронном. Учитель — это в первую очередь человек. А людям свойственно совершать ошибки. Далеко не всегда эти ошибки допускаются по незнанию. Вы могли о чем-то задуматься и внести запись не в ту строчку, вас отвлекли, и оценка попала не в ту клетку, или просто произошла описка, помарка. Что тогда? Использование корректора или наличие стираний в классном журнале считается грубым нарушением правил заполнения и влечет за собой определенные санкции от директора, поэтому важно вносить правки грамотно.

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Рубрика: Ответов: 1 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте. Порядок исправления записей Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой книге нигде не оговорен. Идет отправка уведомления. Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки п. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью ст.

При хранении трудовых книжек в организации не последнее место занимают исправления в книге учета движения трудовых книжек. Это неотъемлемая составляющая учета, регистрации и ведения этих трудовых документов. Как проходит работа с книгой регистрации, а главное, как осуществляется исправление ошибок, расскажем в статье. Задачей кадровой службой на предприятии является именно наем работников, грамотное оформление их на работу, регистрация их трудовых документов и работа с журналом учета.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Пример 3.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

Исправления в книге учета движения трудовых книжек

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями. Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок? Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются.

Как сиправить ошибку записи в регистрационном журнале

.

Вы могли о чем-то задуматься и внести запись не в ту строчку, вас отвлекли, Как правильно исправить ошибку в классном журнале.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.